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Como fugir de problemas com softwares de TEM?

Como já falamos aqui no blog, o uso de softwares de TEM é a melhor opção na hora de gerenciar as telecomunicações de uma empresa. Por ser automático, ele evita erros, é mais barato que outros métodos, como o uso de planilhas, e ainda realiza análises necessárias e úteis ao planejamento dos gestores. Ainda assim, alguns desses programas podem apresentar erros ou a possibilidade de não atender às demandas necessárias.

O que é fundamental em um software de TEM

Como todo software, ele deve ser simples de usar: uma interface gráfica agradável e intuitiva é indispensável. Obviamente, ainda mais importantes são as funcionalidades e como elas se enquadram em suas tarefas. No caso dos softwares de TEM, alguns detalhes específicos em cada tarefa facilitam ainda mais o trabalho dos gestores. Um exemplo: é certo que será mostrado todo o gasto com telecom, afinal de contas, essa é a função primordial. Mas esses dados são divididos por cada área da empresa? Se não, perdem-se informações fundamentais para mitigar gastos.

Outra questão é a falta de integração dos programas com outras tecnologias e dispositivos; quanto maior esse diálogo, melhor a gestão. Parte considerável dos softwares de TEM não está preparada para integrar-se, por exemplo, com bilhetes de centrais telefônicas e centrais VOIP, impossibilitando a comparação dos gastos dessas ligações com o valor faturado pela operadora ou até mesmo identificar a origem dos custos de telefonia fixa quando a tarifação não é feita por ramal pela operadora.

Relatórios e comunicação

A apresentação de relatórios é outra característica básica dos softwares de gestão de telefonia. Quanto mais detalhados e objetivos em cada análise, melhor a visão dos gestores em pontos carentes de atenção. Um relatório que apresente gastos por linha será útil para a descoberta de linhas em desuso ou as que mais gastam; por sua vez, a apresentação de gastos por setor da empresa é outro exemplo de dado importante para a implementação de medidas de economia.

Mas de nada adianta toda essa informação se ela não chega de forma simplificada e direta a quem usa diariamente as telecomunicações em suas funções. Uma boa funcionalidade de softwares de gestão é o envio dos relatórios por e-mail, tanto para gestores quanto para usuários: uma forma proporcionar consciência do trabalho realizado, mostrar seus resultados e estimular a autogestão, outro fator importante para a redução dos gastos em telefonia.

TWM - Telecom Web Manager

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